ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
- Amaç
İşbu Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın amacı, Yasemin Park 300 Ada 10 Parsel Toplu Yapı Site Yöneticiliği tarafından; Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 31/01/2018 tarihli ve 2018/10 sayılı Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler kararından doğan hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ile özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde alınan teknik ve idari tedbirlerin ortaya konulmasıdır.
- Tanımlar
| Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
| Anonim Hale
Getirme |
Daha öncesinde bir kişiyle ilişkilendirilmiş olan verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
| Çalışan Adayı | Site Yönetimi bünyesinde çalışmayan ancak çalışan adayı statüsünde olan gerçek kişiler. |
| Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
| Veri Sahibi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
| Kişisel Verilerin
İşlenmesi |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
| Kanun | 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
| Özel Nitelikli
Kişisel Veri |
Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler. |
| Politika | Yasemin Park 300 Ada 10 Parsel Toplu Yapı Site Yöneticiliği Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası |
| Site Yönetimi/Site Yönetimi | Yasemin Park 300 Ada 10 Parsel Toplu Yapı Site Yöneticiliği |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir. |
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri yöneten kişidir. |
| Veri Kayıt
Sistemi |
Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir. |
| İş Ortakları | Site Yönetiminin ticari faaliyetleri çerçevesinde sözleşmesel ilişkiler kapsamında ortaklık kurduğu kişiler. |
- Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.
Site Yönetimi, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde Kanun’a ve diğer mevzuat hükümlerine riayet eder. Bu doğrultuda özel nitelikli kişisel veriler aşağıdaki ilkelere uygun olarak işlenir:
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme
- Mevzuatta öngörülen ya da işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme
Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, Site Yönetimi tarafından veri sahibinin açık rızasının alındığı durumlarda ya da kanunlarda öngörülen hallerde işlenmektedir.
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ise veri sahibinin açık rızasının alındığı durumlarda ya da kamu sağlığının korunması, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, koruyucu hekimlik, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla işlenmektedir.
Sağlık verilerinin işlenmesinde 20 Ekim 2016 tarihli ve 29863 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi Ve Mahremiyetinin Sağlanması Hakkında Yönetmelik hükümlerine de riayet edilmektedir.
- Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması İçin Alınan Teknik ve İdari Tedbirler
Site Yönetimi, özel nitelikli kişisel verilerin Kanun’a ve ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesi ile özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için her türlü tedbiri almaktadır. Bu kapsamda alınan tedbirler aşağıda sıralanmıştır:
- İdari Tedbirler
- Site Yönetimi, özel nitelikli kişisel verilerin işlenme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel verilerin gizliliği ile ilgili düzenli eğitimler vermektedir.
- Site Yönetimi, çalışanları ile veri güvenliğinin sağlanması için gizlilik sözleşmeleri akdetmektedir.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların kişisel verilere erişim yetkileri derhal kaldırılmaktadır. Site Yönetimi, bu kapsamda çalışanlara tahsis etmiş olduğu envanterleri derhal iade almaktadır.
- Özel nitelikli kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmıştır.
- Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
- Özel nitelikli kişisel veri içeren dosyalar kilitli bir dolap içerisinde tutulmakta olup bu dosyalara ulaşabilecek personel sayısı sınırlandırılmıştır.
- Özel nitelikli kişisel verilere erişim yetkisi olan kullanıcılar sınırlandırılmış ve bu kullanıcıların yetki kapsamları ve süreleri net olarak belirlenmiştir.
- Teknik Tedbirler
- Fiziksel Ortamda Muhafaza Edilen ve/veya Erişilen Özel Nitelikli Kişisel Veriler Bakımından Alınan Teknik Tedbirler
- Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Bu ortamların fiziksel güvenliği sağlanmakta ve yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
- Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması
Site Yönetimi, özel nitelikli kişisel verileri Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları çerçevesinde aktarmaktadır. Site Yönetimi çalışanlarımız, iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı gereği anlaşmalı olduğumuz OSGB Şirketleri tarafından periyodik bir şekilde sağlık muayenesine tabi tutulmaktadır. Veri güvenliğini sağlama amacıyla Site Yönetimi tarafından veri aktarımında aşağıdaki kurallar uygulanmakta ve bu kapsamda periyodik denetimler gerçekleştirilmektedir.
- E-Posta Yoluyla Aktarım
Özel nitelikli kişisel verilerin e-posta yoluyla aktarıldığı hallerde şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarım yapılmaktadır.
- Kâğıt Ortamı Yoluyla Aktarım
Özel nitelikli kişisel verilerin kâğıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemlerin alınmakta ve evrak “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmektedir.
- Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası
Özel nitelikli kişisel veriler, Site Yönetimi tarafından Kanun ile diğer mevzuata ve Kurul tarafından yayımlanan Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler kararına uygun olarak aşağıdaki hallerde saklanmaktadır:
- Veri sahibinin açık rızasının elde edilmiş olması
- Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin saklanmasının kanunlarda öngörülmüş olması
- Sağlık ve cinsel hayata ilişkin verilerin kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla saklanması
Site Yönetimi tarafından Kanun ile diğer mevzuata uygun olarak saklanan özel nitelikli kişisel veriler aşağıdaki sebeplerin ortaya çıkması halinde re’sen ya da veri sahibinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir:
- Özel nitelikli kişisel veri saklama faaliyetinin veri sahibinin açık rızasına dayandığı hallerde açık rızanın geri alınmış olması
- Özel nitelikli kişisel verilerin saklanma amacının gerçekleşmiş, imkansızlaşmış ya da diğer herhangi bir yolla ortadan kalkmış olması
- Özel nitelikli kişisel verilerin saklanmasına dayanak teşkil eden mevzuat hükümlerinin değişmesi ya da yürürlükten kalkması
- Kanun’un 6. maddesinde yer alan işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkmış olması
- Veri sahibinin Site Yönetimine usulüne uygun olarak ilettiği özel nitelikli kişisel verilerinin imhasına ilişkin talebinin Site Yönetimi tarafından haklı görülmesi ve olumlu sonuçlandırılması
- Site Yönetiminin, veri sahibi tarafından özel nitelikli kişisel verilerinin imhası talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması.
- Yaptırım
Bu politikanın ihlali durumunda ilgili kullanıcı veya politika ihlali olduğunu öğrenen Site Yönetimi çalışanı derhal Site Yönetimi yönetimine haber verecektir. Site Yönetimi kendi takdirine bağlı olarak, politikayı ihlal eden kişiler için disiplin cezası uygulama, iş akitlerini feshetme, askıya alma veya yargı yoluna başvurma ve politikayı ihlal eden ve kişisel verilerin korunması ile alakalı diğer gereklilikleri yerine getirmeyen kişiler ile ilgili iddiada bulunma hakkını saklı tutar.
- Yürürlük
İşbu Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası 31/10/2023 tarihinde yürürlüğe girmiş olup, yürürlük tarihinden itibaren tüm çalışanlar için bağlayıcıdır. 31/10/2023